Sekarang
anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk melanjutkannya. Pertama,
anda harus meyakinkan rekan-rekan lain bahwa proyek sebaiknya dilaksanakan. Hal
ini dilakukan dengan membuat proposal. Untuk sebuah proyek eksternal, proposal
ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari tim proyek anda. Untuk
proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk membuat sebuah proposal. Hal
ini untuk mendukung tim proyek untuk membuat rencana yang sederhana.
Sebuah
proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta menjelaskan
langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk menghasilkan produk
yang diinginkan.
Perencanaan
adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus
menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya
pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang
sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek
menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
PENDAHULUAN
PERENCANAAN PROYEK (THE
PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP)
Pendahuluan
Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu
ditunjukkan ke user, terutama user luar.
Pengelolaan
Proyek Sistem Informasi
RINCIAN STRUKTUR
KERJA (WORK BREAKDOWN
STRUCTURES / WBS)
Kunci
berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian
yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun
komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0
adalah judul proyek).
Untuk
proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian
utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software.
Sistem
Penomoran WBS
Sistem
penomoran dalam WBS seperti pada gambar 3.2 :
- Untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0. - Pada Level 1 masing-masing item diberi
nomor N.0. Contoh : 1.0, 2.0, dst. -
Kemudian masing-masing item pada Level 2 dibawah item N.0 pada Level 1 diberi
nomor N.1, N.2, dst. Contoh : di bawah Level 1 item Analysis yang bernomor 2.0,
kita mempunyai item 2.1, 2.2, dst. -
Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor di Level 2.
Sebagai contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.
Kapan
Anda Berhenti ?
Pemasukkan
nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau kegiatan dalam proyek. Anda
dapat berhenti merinci sebuah kegiatan jika mengikuti langkah-langkah berikut
dengan benar : 1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat
diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan
kegiatan-kegiatan yang dilibatkan.
Pengelolaan
Proyek Sistem Informasi
2.
Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar
sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang
terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan
memberi tanggung jawab pada setiap orang. 3. Anda dapat menjadwalkan
tugas. 4. Tugas-tugas tersebut harus
singkat dan dapat diselesaikan.
Sebagai
seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer, Analis, atau
bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada pengalaman dan keahlian dalam membuat
perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level 1 dari WBS. Beberapa analis
dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara keseluruhan.
Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. analis lainnya memerlukan sampai Level 3
sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan.
Para
ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memperkirakan
berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada WBS
seperti pada gambar 3.4. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah
dari masing-masing waktu. Hal ini disebut DIRECT time, yaitu jumlah hari yang
sesungguhnya dibutuhkan untuk melakukan kegiatan .
Para
ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain (DEFINE NEW
SYSTEM FUNCTIONS, WRITE FUNCTIONAL SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan
menambahkan total waktu untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut mengajukan
perkiraan dan daftar kegiatan sebelumnya yang dibutuhkan untuk seluruh analisis
bagi Manajer Proyek. Orang tersebut bertanggung jawab terhadap perencanaan
(mungkin Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil - menengah) kemudian
menggabungkan seluruh perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia mungkin
mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :
Pengelolaan
Proyek Sistem Informasi
ACTIFITY EFFORT
PRECEDENTS
Definition 20 ----------------- Analysis 35 Definition
Design 25 Analysis
Program A (Control)
20 Design Program B (Registration) 30
Design Program C (Warehouse) 25
Design System test 10
Program A, B, C
Documentation 20 Design
Acceptance 5 System Test,
Documentation Training 10
Documentation Operation 10
Acceptance
TOTAL 210 person-days
DIAGRAM
JARINGAN (THE NETWORK DIAGRAM)
Langkah
kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan
urutan kejadian. Tipe diagram yang paling baik untuk masalah ini adalah bagan
PERT
Bentuk
dari bagan PERT ini disebut Precedence Network (jaringan yang diutamakan).
Setiap kotak menunjukkan sebuah kegiatan. Pada setiap kotak ditulis nama
kegiatan dan waktu yang diperlukan.
Jalur
Kritis & Lamanya Proyek
Bagan
PERT dan jalur kritis adalah jumlah jalur, atau serangkaian kegiatan yang dapat
ditelusuri pada PERT sederhana di atas, dengan mengikuti petunjuk garis panah.
Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri setiap jalur dapat dijumlahkan
dengan menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing kegiatan.
Pengelolaan
Proyek Sistem Informasi
Jalur
kritis (CP / Critical Path) adalah jalur terpanjang dan didefinisikan waktu
minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
mempunyai
jalur kritis yang terdiri dari kegiatan : START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN,
PROGRAM B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION, dan END. Proyek tersebut
membutuhkan total waktu : 135 hari.
MENGHITUNG
BIAYA PROYEK (CALCULATING PROJECT
COST) Jika kontrak proyek telah
mempunyai harga tetap, Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga
kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata
biaya per- hari.
Biaya
pekerja perhari disebut ‘biaya penuh’ : yang harus mencakup biaya operasi,
sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan
biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga,
dan sebaginya. Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan
utamanya.
Rata-rata
Pgr 75 pd @ $1000 per pd
75,000 Keuntungan 25% 18,750
Faktor risiko : User berubah pikiran
terhadap 10% format Biaya = 10% tambahan
waktu pemrograman 7,500
Total pemrograman $ 101,250
Pengelolaan
Proyek Sistem Informasi
PENJADWALAN
PROYEK (PROJECT SCHEDULE) Langkah
selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini, perencana
(mungkin Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang sebenarnya dari
perkiraan ke CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan. Salah satu kesulitan tugas ini adalah
mengalokasikan sumber daya manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan
dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan
berlangsung secara serentak. Kesulitan lain adalah memutuskan bagaimana
mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang
ada.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar