Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh
mungkin) tingkat “keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses
yang sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga
merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu
konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan
yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong
individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem
menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi
biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar
ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian
manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:
1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri
mereka sendiri?
2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia
dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh
pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk
diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek
yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan
budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara
efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh
karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor
informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan
kunci dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah
norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana
organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang
secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui
loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang
dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa
sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana
organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1. Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu
sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut,
norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara
eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya
sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan
dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal
pengendalian actual.
2. Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap
pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan
mencerminkan aoa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para
atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer
memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma
dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang
banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis
laporan.
3. Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal
yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer.
Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses
pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa
mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang
bersifat informal.
4. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus
mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya.
Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal
(seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti
dari bahan obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai
sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki
interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan
persepsi.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa
kita klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu
sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah :aturan-aturan
sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian,
termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja,
prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1. Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords
komputer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian
dari struktur pengendalian.
2. Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus
dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman,
seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya.
Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan
organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak
dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi
yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3. Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi
untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat
akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang
secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah
transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan
aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur
lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor
internal dan eksternal.
4. Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa
tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari
tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas
dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan
menyediakan pengendalian.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan
melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia
dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut
kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan
belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat
tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain.
Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya
kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan
dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar