Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi
(Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. lsinya
berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan
yang harus dilakukan dalam organisasi.
Organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan
dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan
wewenang (Robert Bonnington, 1973). Sendjaja (1994) menyatakan fungsi
komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
·
Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat
waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
·
Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap
fungsi regulatif, yaitu:
1. Berkaitan dengan
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
2. Berkaitan dengan
pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
3. Saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
4. Saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
·
Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan
tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan
akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
·
Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran
yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss
The Controlling Style
controlling style communication ditandai dengan adanya satu kehendak atau
maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan
orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan
nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak – pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih
memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk
berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk
berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada
umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk
kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir
dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan
kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha
‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan
kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication
ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak
secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya
komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif
sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif
pula.
The equalitarian style
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya,
setiap anggota organnisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan
ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana
yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan
pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan
kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan
berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang
bersifat dua arah (two-way communication).Orang-orang yang
menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang
memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang
baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan
kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam
organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama,
khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan
yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak
berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
The Structuring Style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal
secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan,
penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan
(sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain
dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan
dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut mereka bahwa pemrakarsa
(initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan
pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan
dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
The Dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena
pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi
pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering
dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga
(salesmen atau saleswomen).
The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran,
pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah,
meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan
mengontrol orang lain.
1. The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak
komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini
untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun
kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Proses Komunikasi:
Arus pesan yang terjadi dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling
bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of
interdependenrelationship). Pesan dibuat dan di pertukarkan sebagai respon terhadap
tujuan, kebijakan, dan tujuan spesifik organisasi.
Proses Komunikasi Dasar
Griffin (2003) membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management
klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan
efisiensi Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai
berikut:
·
kesatuan komando- suatu karyawan hanya
menerima pesan dari satu atasan
·
rantai skalar- garis otoritas dari
atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi;
rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan
sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
·
divisi pekerjaan- manegement perlu
arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk
mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
·
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus
dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu
ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
·
disiplin- ketaatan, aplikasi,
energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan
aturan disetujui.
·
mengebawahkan kepentingan individu dari
kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan
terus-menerus.
Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi.
Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
Pendekatan sistem.
Karl Weick (pelopor
pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando
komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat
organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi
kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup.
Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui
pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan
bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan
banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika
dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada
komunikasi dari pada aturan-aturan.
·
Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar
pada sebuah rangkaian tiga proses: penentuan (enachment),
seleksi (selection), penyimpanan (retention)
·
Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang
tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan
bahwa ada ketidakjelasan. Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk
menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi.
Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak
ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak
ketidakjelasan dari informasi awal. Penyimpanan yaitu proses
menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang.
Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang
sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.
·
Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling
bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang
pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam
siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan
berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk
menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau
penyimpanan).
Pendekatan budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang
sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu
itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama
yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya.
Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para
anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari
budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris
interpretatif lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh
sebuah organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya
organisasi dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya.
Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran
jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain
selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas
sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita,
ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan
mereproduksi seperangkat pemahaman.
Pendekatan kritik.
Stan Deetz, salah seorang
penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan
sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan
kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan
pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme. Bahasa adalah
medium utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi.
Peranan dalam jaringan kerja komunikasi
1. Anggota
Klik / Group
Kelompok individu yang seringkali melakukan kontak dengan anggota yang
lain.Syarat keanggotaan klik : individu-individu harus mampu melakukan kontak
satu sama lain, bahkan dengan cara tidak langsung. Klik juga terdiri dari
individu yang keadaan skelilingnya memungkinkan kontak antar individu, yang
satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut.
2. Penyendiri
/ Isolates
Adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak
mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain. Beberapa anggota
organisasi menjadi penyendiri bila berurusan dengan kehidupan pribadi
pegawainya.
·
Karakteristik penyendiri / Isolates :
·
Lebih berorientasi diri sendiri, kurang motivasi dan upaya untuk maju serta
rendahnya keinginan untuk berinteraksi.
·
Kurang pengalaman dalam sistem, rata-rata lebih muda, dan tidak memiliki
power dalam organisasi.
·
Lebih banyak menyimpan informasi daripada mengalirkannya.
·
Menganggap komunikasi sebagai sistem tertutup dan tidak nyaman berada dalam
sistem.
·
Tidak banyak tahu anggota grup dibanding lainnya dan cenderung menyimpan
informasi yang relevan untuk kepentingan grupnya sendiri
3. Jembatan
/ Bridge
Adalah seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol
dalam hubungan antara kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain.
Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai
dalam organisasi. Sebuah jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang
menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.
4. Penghubung
/ Liaisons
Adalah orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi dia bukan
anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang
peranan penting bagi berfungsinya oranisasi secara efektif.Penghubung dapat
melancarkan maupun menghambat aliran informasi.
Karakteristik Liaisons :
·
Memiliki kedudukan tinggi dan penting terhadap organisasi, berpengaruh
banyak, berintegrasi dan berkoordinasi dengan berbagai grup untuk memperbaiki
posisinya.
·
Berinteraksi cukup lama dengan organisasi, tahu sistem dan lebih terbuka
dibanding isolates.
·
Dianggap penting dan memiliki kemampuan karena peranan interaksinya
5. Penjaga
Gawang / Gatekeeper
Adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat
melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut.
Kegiatan penjaga gawang: mengaitkan-menyimpan-merentangkan-mengendalikan.
6. Pemimpin
Pendapat / Opinion Leader
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.
Kalangan ini sangat dipercayai orang lain untuk mengetahui apa yang sebenarnya
terjadi.
7. Kosmopolit
Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di luar
batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak bepergian,
aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal terbitan regional,
nasional dan internasional.
Komunikasi Ke Bawah
Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas lebih
rendah. Informasi dari atasan ke bawahan :
·
Informasi
tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
·
Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
·
Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
·
Informasi tentang kinerja pegawai.
·
Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)
Komunikasi ke Atas
Adalah komunikasi yang mengalir dari tingkat yg lebih rendah (bawahan) ke
tingkat yang lebih tinggi (penyelia), biasanya berbentuk pertanyaan, feedback,
saran / usulan.
Pentingnya komunikasi ke atas :
·
Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
·
Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
·
Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang
mengganggu mereka.
·
Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi
kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
·
Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
·
Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka
Yang harus dikomunikasikan ke atas :
ü Memberitahu apa yang dilakukan bawahan (pekerjaan, prestasi,
kemajuan, rencana di masa datang).
ü Menjelaskan persoalan kerja yang belum terpecahkan oleh bawahan.
ü Memberi saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka.
ü Mengungkapkan pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan
kerja dan organisasi mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar