Lokasi sistem informasi di dalam suatu
organisasi belum ada kesepakatan.
Ada yang memisahkan dalam departemen
sendiri, yaitu departemen sistem
informasi dan ada yang menggabungnya
dengan departemen lain, misalnya
dengan departemen akuntansi yang dibawah
koordinasi oleh controller (kepala
eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi
yang mempunyai fungsi perencanaan,
pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan
tanggungjawab penting lainnya).
Jika departemen sistem informasi dibawah
controller bersama-sama dengan
departemen akuntansi, biasanya departemen
sistem informasi hanya terbatas
pada pengolahan data elektronik saja
dengan struktur organisasi tampak
sebagai berikut :
+-----------+
: Direktur :
: Utama
:
+-----------+
|
+-------------+-------------+
| | |
+-----------+
+----------+ +----------+
:
Direktur : : Direktur : :Controller:
:
Pemasaran : : Produksi : :
:
+-----------+
+----------+ +----------+
|
+-------------+-------------+--------------+------------+
| | | | |
+-----------+ +----------+
+----------+ +----------+ +----------+
:
Internal : : Akuntansi:
: Akuntansi: : PDE
: : Anggaran :
:
Audit : : Keuangan :
: Biaya :
: : :
:
+-----------+
+----------+ +----------+ +----------+
+----------+
Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE
Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa
keuntungan sebagai berikut :
1. Perubahan dari sistem manual ke sistem
komputer dengan diterapkannya
departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan
merupakan departemen yang terpisah.
2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi
dan pelaporan keuangan terpusat
dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap
pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer
fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.
3. Karena keberhasilan aplikasi komputer
didalam kegiatan akuntansi seperti
misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan
merupakan
tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka
diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam
bentuk struktur organisasi demikian
adalah tentang peranan controller
bersangkutan. Jika controller betul-betul
memahami dan menguasai teknologi
pengolahan data elektronik, hal ini tidak
menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut
adala bahwa data yang diolah
mungkin tidak hanya data mengenai
akuntansi saja, tetapi juga data lain
yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan
controller mengenai masalah lainnya
juga harus cukup. Di beberapa organisasi,
fungsi sistem informasi atau PDE
diorganisasikan secara terpisah dari
fungsi akuntansi dan dibawah
tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu
manajer PDE atau manajer sistem
informasi.
+-----------+
: Direktur :
: Utama
:
+-----------+
|
+-------------+-------------+--------------+-------------+
| | | | |
+-----------+
+----------+ +----------+ +----------+
+----------+
:
Direktur : : Direktur : : Direktur :
:Controller: : Direktur :
:
Pemasaran : : Produksi : :Personalia:
: : :
PDE :
+-----------+
+----------+ +----------+ +----------+
+----------+
Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller
Alasan bahwa departemen sistem informasi
atau disebut dengan departemen PDE
berdiri sendiri tidak dibawah controller
adalah karena departemen PDE
sebagai service departemen tidak hanya
mengolah data akuntansi saja, tetapi
juga mengolahdata non-akuntansi (ingat
sistem informasi manajemen, sedang
SIA hanya subsistem dari SIM). Ada
pendapat jika lokasi departemen PDE
dibawah controller, informasi keuangan
cenderung mendominasi sistem ini,
karena controller akan lebih menekankan
pada masalah-masalah keuangan saja,
sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya
dalam organisasi akan tidak puas
terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya.
Dengan memisahkan fungsi sistem
informasi (PDE) dibawah tanggungjawab
manajer sistem informasi, maka semua
aspek yang berhubungan dengan pengolahan
data akan dapat dilaksanakan
dengan lebih efektif, karena pengetahuan
manajer PDE sebagai spesialis
dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan
controller. Untuk organisasi
yang kecil, departemen PDE hanya terdiri
daru sejumlah kecil personil-
personil yang bertanggungjawab hanya untuk
mengoperasikan peralatan-
peralatan komputer saja.
+-----------+
: Manajer
:
: PDE
:
+-----------+
|
+-------------+-------------+
| | |
+-----------+ +----------+
+----------+
: Analis
: :Pemrogram : : Operator :
: Sistem
: : :
: :
+-----------+ +----------+
+----------+
Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil
Departemen in hanya terdiri dari beberapa
fungsi saja, yaitu analis sistem,
programmer dan operator. Bahkan untuk
perusahaan yang lebih kecil lagi,
analis sistem dan programmer tidak
diperlukan, karena menggunakan program-
program yang sudah jadi dalam bentuk
paket. Dalam organisasi departemen PDE
uang lebih besar, masing-masing fungsi
tersebut dapat dilakukan oleh ratusan
personil. Bila organisasi PDE telah
berkembang sedemikian rupa, maka masing-
masing fungsi dalam departemen PDE harus
diatur kembali dan dibagi-bagi lagi
menjadi beberapa fungsi yang penting.
+-----------+
: Direktur :
: Utama
:
+-----------+
|
+----------+-------------+----------+-----------------------+
| | | | |
+---------+ +---------+ +----------+
+---------+ +----------+
:
Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer : :
Manajer :
:
Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi : :Komunikasi:
:
Sistem : : : : tor
: : : : :
+---------+ +---------+ +----------+
+---------+ +----------+
| | | |
| | +------------+------------+ |
| | | | | |
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+
:
Kepala : : Kepala : :
Kepala : : Kepala
: : Kepala : :Komunikasi:
:
Pengope : :Pemogram : : Pengawas : :
Pemasuk : :Librarian: : Data :
:
rasi AS : : : : Data
: : Data
: : : : :
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+ +----------+
| | |
| |
| | | | |
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+
:
Analis : :Pemogram : : Pengawas : : Pemasuk : :Librarian:
:
Sistem : : Senior : :
Data : : Data :
: :
:
Senior : : : : :
: : : :
+---------+ +---------+ +----------+ +---------+ +---------+
| |
| |
+---------+ +---------+
:
Analis : :Pemogram :
:
Sistem : : Yunior :
:
Yunior : : :
+---------+ +---------+
Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar
Tidak ada komentar:
Posting Komentar