39. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengerti dari satu orang ke orang yang lain.

Istilah komunikasi berasal dari kata LatinCommunicare atau Communis yang berarti sama ataumenjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi milikny

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1.Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perludipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

2.Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

3.Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain(Davis, 1981).

4.Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

5.Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain,komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi)

·        Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi yang efektif diperlukan di berbagai tingkat dan untuk berbagai aspek dalam organisasi seperti :

1.      Untuk manajer - hubungan karyawan:

Komunikasi yang efektif informasi dan keputusan merupakan komponen penting untuk manajemen hubungan karyawan. Manajer tidak bisa mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dari karyawan kecuali mereka dikomunikasikan secara efektif dari apa yang dia ingin dilakukan? Dia juga harus yakin beberapa fakta dasar seperti bagaimana berkomunikasi dan apa yang dapat diharapkan hasil dari komunikasi itu. Sebagian besar masalah manajemen timbul karena kurangnya komunikasi yang efektif. Kemungkinan kesalahpahaman dan keliru dapat diminimalkan dengan sistem komunikasi yang benar.

2.      Untuk motivasi dan semangat kerja karyawan:

Komunikasi adalah juga merupakan alat dasar untuk motivasi, yang dapat meningkatkan moral para karyawan dalam suatu organisasi. Komunikasi yang tidak tepat atau rusak antara karyawan atau antara manajer dan bawahannya adalah penyebab utama dari konflik dan moral yang rendah di tempat kerja. Pengelola harus menjelaskan kepada karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka lakukan dan apa yang dapat dilakukan untuk performa yang lebih baik untuk meningkatkan motivasi mereka. Dia bisa menyiapkan pernyataan tertulis, jelas menguraikan hubungan antara tujuan perusahaan dan tujuan pribadi dan mengintegrasikan kepentingan dari dua.

3.      Untuk meningkatkan produktivitas:

Dengan komunikasi yang efektif, Anda dapat mempertahankan hubungan manusia yang baik dalam organisasi dan dengan mendorong ide-ide atau saran dari karyawan atau pekerja dan menerapkan sebisa mungkin, Anda juga dapat meningkatkan produksi dengan biaya rendah.

4.      Untuk karyawan:

Ini adalah melalui komunikasi bahwa karyawan mereka menyerahkan pekerjaan laporan, komentar, keluhan dan saran ke senior atau manajemen. Organisasi harus memiliki kebijakan komunikasi yang efektif dan cepat dan prosedur untuk menghindari keterlambatan, kesalahpahaman, kebingungan atau distorsi fakta dan membangun harmoni di antara semua orang yang bersangkutan dan departemen.

5.      Pentingnya komunikasi tertulis:

Komunikasi dapat dilakukan melalui lisan atau tertulis. Dalam komunikasi lisan, pendengar dapat membuat apa speaker coba katakan, tetapi dalam komunikasi tertulis, teks materi di pesan adalah refleksi dari pemikiran Anda. Jadi, komunikasi tertulis atau pesan harus jelas, tujuan dan ringkas dengan kata-kata yang benar, untuk menghindari salah tafsir dari pesan Anda. Komunikasi tertulis memberikan catatan permanen untuk penggunaan masa depan dan juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memasang komentar mereka atau saran secara tertulis.

Jadi, komunikasi yang efektif sangat penting untuk sukses bekerja dari sebuah organisasi. Bisnis menulis perangkat lunak dengan grammar checker dan teks pengayaan alat, yang meningkatkan kalimat sederhana menjadi satu lebih profesional dan canggih, dapat digunakan untuk menulis komunikasi bisnis yang efektif. Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi alat koreksi tata bahasa .

·         Bentuk Komunikasi

BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 

BENTUK KOMUNIKASI BERDASAR STRUKTUR ORGANISASI 

1.      Superior - subordinate communication
Disebut juga downward communication yaitu komunikatornya adalah atasan
dan komunikasinya adalah bawahannya.

Katz & Kahn menyebutkan 5 bentuk komunikasi downward, yaitu:
a. memberi tugas rinci - job instruction
b. memberi informasi tentang prosedur organisasi dan latihan-latihan.
c. memberi informasi tentang rastionale of the job yaitu alasan mengapa tugas
tersebut harus dilakukan
d. memberi tahu tentang kinerja anak buah
e. memberi informasi tentang ideologi organisasi (visi, misi) untuk memudahkan
dalam mencapai tujuan organisasi.
Media yang digunakan adalah media tulis, media lesan, interaktif.

2. Subordinate - initiated communication
Disebut juga dengan upward communication yaitu komunikasi yang terjadi dari
bawahan ke atasannya.
Adapun bentuknya adalah:
a. Informasi pribadi tentang gagasan, sikap, peampilan kerja.
b. Informasi feedback tentang performance teknis, beberapa informasi penting
lainnya. 

      3. Interactive communication 

      Komunikasi yang terjadi pada karyawan yang selevel. 

      Bentuknya adalah 

      a. Task coordination 

      b. Problem solving 

      c. Information sharing 

      d. Conflict Resolution 

      Beberapa faktor pada struktur organisasi yang berpengaruh pada pola komunikasi   antara lain 

      a. ukuran 

      b. sentralisasi - desentralisasi 

c. degrees of uncertainity