25. PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI ( KOMUNIKASI )

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi manajer karena sebagai proses dimana fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi kepemimpinan, dan fungsi pengendalian dapat dicapai. Dan sebagai kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus di komunikasikan kepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi-fungsi manajemen baik secara lisan maupun tertulis.

Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur :

1.      Sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti.

2.      Sebagai sarana pengendalian informasi.

3.      Sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

Proses Komunikasi

Ada dua model dalam proses komunikasi, yaitu :

1.      Model komunikasi antar pribadi

Model ini adalah model yang paling sederhana di dalam proses komunikasi. Model yang paling canggih dalam komunikasi adalah model proses komunikasi dimana langkah-langkahnya sebagai berikut :

·        Pengirim ( Sender = Sumber ) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta mempunyai kepentingan untuk mengkomunikasikan kepada orang lain.

·        Pengkodean ( Encoding ), pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

·        Pesan ( Message ), pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

·        Saluran ( Channel ), adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

·        Penerima ( Recaiver ), adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

·        Penafsiran Kode ( Decoding ), adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

·        Umpan Balik ( Feedback ), adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi

Komunikasi dalam organisasi

Raymond V. Lesikar berpendapat bahwa yang mempengaruhi efektifitas komunikasi ada empat faktor, antara lain :

1.     Jalur komunikasi formal

Efektifitas komunikasi akan efektif melalui dua cara :

·        Jalur formal dimana jarak yang semakin meluas dan berkembang serta tumbuhnya organisasi.

·        Jalur formal komunikasi menghambat arus yang besar dari informasi diantara tingkat-tingkat organisasi.

2.     Struktur wewenang

Dalam organisasi dimana perbedaan status dan kekuasaan akan mempengaruhi isi dan ketepatan komunikasi, contohnya percakapan Direktur Utama dengan karyawan biasa dilakukan dengan tatakrama dan terbatas sehingga tak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

·        Spesialisasi Jabatan

Anggota organisasi yang sama akan menggunakan istilah-istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama dalam berkomunikasi.

·        Pemilikan Informasi

Individu-individu mempunyai informasi dan pengetahuan yang khas mengenai tugasnya. Informasi ini memiliki bentuk kekuatan bagi orang yang memilikinya, ini adalah bentuk komunikasi yang efektif.

Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

            Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar komunikasi, yaitu :

1.      Komunikasi Vertikal

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke bawah dalam rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor. Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaanorganisasi. Sedangkan kegunaan komunikasi ke atas memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah. Misalnya tentang saran-saran, laporan kemajuan dan sebagainya.

2.      Komunikasi Lateral atau Horizontal

Meliputi pola aliran kerja dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama dan diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama. Kegunaannya adalah untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.

3.      Komunikasi Diagonal

Adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

Peranan Komunikasi Informal

Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya berbagai maksud yaitu :

ü Pemutusan kebutuhan manusiawi.

ü Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan.

ü Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

ü Sumber informasi hubungan pekerjaan.

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

Hambatan-Hambatan Komunikasi Efektif

1.      Hambatan Organisasional

·           Tingkatan Hirarki

Bila organisasi tumbuh dan berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi, karena menambah tingkatan memakan waktu yang panjang dan ketepatannya semakin berkurang. Dimana setiap tingkatan bisa menambah atau mengurangi, serta merubah berita dengan aslinya.

·           Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedang bawahan menghindari situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

·           Spesialisasi

Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah lainnya membuat orang merasa ada dalam dunia yang berbeda, yang akhirnya menghalangi masyarakat, serta sulit memahami dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

2.      Hambatan Antar Pribadi

Kesalahan dalam komunikasi juga dipengaruhi oleh faktor ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Maka perlu diperhatikan :

o   Persepsi selektif

o   Kedudukan komunikator

o   Keadaan membela diri

o   Pendengaran lemah

o   Ketidak tepatan penggunaan bahasa

Peningkatan Efektifitas Komunikasi

Ada dua cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, yaitu :

1.      Kebutuhan akan komunikasi yang efektif

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting, maka perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisi-pasif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

2.      Komunikator yang lebih efektif

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu alat yang digunakan adalah Active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer, sebagai dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh pedoman efektivitas komunikasi organisasi, yaitu :

1.      Cobalah menjernihkan gagasan anda sebelum berkomunikasi.

2.      Telitilah kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

3.      Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.

4.      Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.

5.      Berhati-hatilah ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.

6.      Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.

7.      Lakukan tindak lanjut komunikasi anda.

8.      Berkomunikasi untuk hari esok sebaik hari ini.

9.      Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi anda.

10.  Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.